Introduktion

Äntligen, Microsoft Teams har precis blivit utrullat och du hann med ett sommarlov med näsan över vattenytan.

Kanske blev inte denna sommar som andra, men det fanns gott om tid för reflektion. Det kan man i alla fall konstatera om man ser på statistiken.

Över hälften av de som arbetar inom IT kan tänka sig att byta jobb, så nog har det funderats lite i stugan. Det är lite knackigt att ta sig fram just nu. När hösten precis startat märker man både på annonsmarknaden efter nya tjänster och fler stora projekt för konsulter att vi är på väg in i en ny era. De flesta buzz words handlar om tjänster från 3 stora tillverkare och när man var tvungen att öka taken i våras kanske det inte blev så bra.

3 frågeställningar till organisationer kring Teams

Ni har nu implementerat Microsoft Teams efter vårens kaos.

Några frågeställningar som ni nu kanske har kan bland annat vara:

• Vem hade egentligen synat hur det fungerar för verksamheten med Microsoft Teams?
• Förstod man komplexiteten när man efterfrågade Microsoft Teams?
• Vems ansvar är det att Microsoft Teams fungerar?

Svaret på frågorna är såklart nej, verksamheten hade ingen aning, och IT är de som får ansvaret när det går åt skogen. En knepig sits som jag inte favoriserar att placeras i själv. Därför tog vi fram hur gör man nu för att reda ut sig själv ur Microsoft Teams-stormen. I en 4-stegs implementation så kan du ta kontroll och utbilda din verksamhet så att ni på riktigt kan dra nytta av det skalet som Microsoft Teams erbjuder.

4 steg till en framgångsrik Teams-implementation

Steg #1 – Förarbete

Definiera vilka samarbetstyper som ni har i verksamheten, vad kräver ett team och vad kräver en kanal? För att göra det enkelt att komma igång, så har vi några fördefinierade klara Team:

1. Samarbeten i organisationen så som man är organiserad. Team för avdelningar.
2. Projektsamarbeten (förutbestämd tid) beställs av fördefinierade personer inom organisationen. och har ett förutbestämt datum för avslut.
3. Eventuella tvärsamarbetsgrupper tex utskott, projektkontor eller ledningsgrupper som har flera interna personer från olika delar av organisationen som möts i arbetsgrupper som inte är projekt utan är permanenta funktioner.

Utöver detta behöver det definieras vilken information man får ha i dessa grupper. Här föreslår vi att man säkerställer med säkerhetsansvarig att få en exakt definition eller skicka denna till att börja med om ni vill ha förslag finns färdigt nedan som kan appliceras. (se sista sidan för exempel)

Vi definierar via mallar hur nya Teams ska se ut och fungera, samt vilka flikar som ska finnas med från början, tex Planner och OneNote mfl. Regelverk sätts upp för att styra hur och vad användarna får lov att göra och hur Teams skall se ut.

Steg #2 – Möjliggör arbete

Möjliggör chat video funktionalitet. Här kan du såklart brygga mot vad ni redan rullat ut som organisationen använder. Det är också en fråga om vad som fungerar och inte. Att ta kontrollen behöver inte betyda att man ska begränsa allt idag. Detta är såklart ett mellansteg medan man faktiskt rullar ut nästa steg, det är ett steg som verksamheten och it kan vara i och fungera i men det krävs mer. För att hjälpa och guida kan man etablera ett stöd team med hjälp och support exempel hittar du här: https://aka.ms/stodteamet

Steg #3 – Avdelningsteam

Om möjligt för att effektivisera adoptionen till teams bör man implementera avdelningsteams grupper först. Detta tar längst tid, men det innebär en lägre beställningsbelastning på team för samarbeten eller projekt när enheterna själva så som de är organiserade kan samarbeta i sina egna team.
(det vi sett på andra ställen är att man rullar projektteam först och av de 200 första beställningarna är 95% bestående av organisatoriska team så som man är organiserad.) Det är därför vi om möjligt önskar göra organisationsteamen först för att skapa mindre arbetsbelastningar och mindre felbeställningar från beställare.

Steg #4 – Skapa beställningsbart flöde

För att hantera beställningar föreslår vi en lösning där vissa specifika personer (utnämnda beställare) har möjlighet att beställa nya Teams via servicedesk, beställningsflöde eller självhjälpsportal. Vi rekommenderar också att dessa låses ner för gemene man att skapa egna Team. Samtliga Team ägare kan sedan definiera egna kanaler utifrån behov och även avveckla dessa om så önskas.

Komponenter att tänka på

Säkerhet

För att detta skall fungera på ett smidigt och säkert sätt ska samtliga användare synkroniseras till Azure AD och Multi-Factor Authenticaton samt Conditonal Access aktiveras. Detta säkerställer att rätt användare loggar in och möjliggör att användare kan nå sina arbetsverktyg vart de än befinner sig. PIN-kod på mobiler och kryptering av data på telefonen är exempel på dessa.  Detta är också en förutsättning för att övriga tjänster ska fungera gränsöverskridande.

Tekniska aktiviteter

Här finns ett exempel på hur du kan rulla ut möjligheterna ovan rent tekniskt. Hoppas att det ska komma till nytt i bryggan mellan IT och verksamheten i era dialoger då säkert it kan estimera dessa aktiviteter men har svårare att avgöra hur lång tid HR behöver för att presentera ett organisationschema som ska villkoras ner för de dynamisak grupperna. oavsett så har ni en start som kan anpassas till er verksamhet.

Teams-konfiguration

1. Skapa AD Grupper för hantering av Teams
2. Låsa ner möjligheten att skapa nya Teams
3. Aktivera ATP policy för Teams och OneDrive
4. Konfigurera Conditional Access inför MFA
5. Skapa regelverk i Teams Admin Portal för användare
6. Påbörja Utrullning
7. Skapa Azure App för scriptat skapande av Teams
8. Skapa PowerShell script för att skapa Teams
9. Skapa upp Team för avdelningar
10. Skapa process för att beställa samarbetsteam
11. Informera verksamheten om beställning av samarbetsteam

Teams utrullning

1. Dela upp användare i olika batchar
2. Aktivera MFA licens för aktuell batch
3. Maila ut information om registrering av MFA
4. Följa upp MFA status
5. Aktivera Teams licens för aktuell batch
6. Tilldela regelverk för nivå 1
7. Följa upp Teams adoption
8. Börja om på steg 2 för nästa batch

Summering

• Kickstarta styrningen och hjälp dina användare med enkla medel
• Vänta inte på kraven ställ dem själv innan du får åka med i baksätet
• Styr och äg er väg till digitalisering, det är ni som har kunskapen.
• Service och hjälp till användare kommer spegla resultatet av de KPIer som ni sätter upp.
• Överväg ett stödteam
• Glöm inte utbilda användare

Relaterade artiklar

• Hur du skapar Microsoft Teams-appar i Google Chrome
• Hur sätter du upp en organisation i Microsoft Teams?