Introduktion
Automation är ett sätt att förenkla och korta ner stegen i olika processer, det frigör tid och ökar kvaliteten då resultatet av en automation blir exakt samma varje gång den körs. I den här blogposten kommer vi berätta vad automation är, varför och vad man bör automatisera, automationens roll i den digitala transformationen och till sist, vad är Power Automate?
Vad är automation?
Att automatisera en process innebär att förenklar och förtydligar processen. Syftet är att minimera input från användare genom att utförandet blir automatiserat och sker via teknik istället för manuellt.
Enligt Ne.se betyder det ”införande av steg i en process som gör att processen mer eller mindre går av sig själv”. Genom att automatisera tar man bort den manuella påläggningen som tidigare har krävts för att utföra processen och därmed tar man bort risken för fel samtidigt som effektiviteten och kvalitén i processen blir högre.
Processen är själva kärnan i automationen, utifrån vad man ser för behov och vad man har kommit överens om och vad som går att göra bestämmer man vilket/vilka steg som ska automatiseras. När man har bestämt sig för att en process ska automatiseras skapar man ett flöde och bestämmer vad som ska utlösa automationen. Det gör man via olika typer av triggers.
Olika triggers:
- Automatiserade – När en specifik sak händer sätts flödet igång. Det är processen som bestämmer vad det är som sätter igång flödet och det kan i princip vara vad som helst.
- Instant/on demand – Automationsflödet triggas igång när någon t ex trycker på en knapp.
- Scheduled – Flödet sätts igång en bestämd tid, t ex 1 gång per dygn.
Varför och vad ska man automatisera?
Automation handlar egentligen kort och gott om att jobba smartare och inte hårdare. Genom att automatisera lyfter man bort arbetsuppgifter som sker ofta och är repetitiva och man frigör tid för exempelvis utveckling och innovation.
De största positiva effekterna av automation är:
- Kostnadsbesparingar – När du automatiserar specifika arbetsuppgifter/flöden behöver du inte lika mycket resurser för uppgiften.
- Snabbar på processer – Genom automation kortar du ner arbetstiden för vald process = mer tid över för vidareutveckling av företaget och kundupplevelsen!
- Förenklar återkommande uppgifter, exempel på en sådan uppgift kan vara att skapa nya användarkonton.
- Kvalitetssäkrar- Genom automation försvinner mer eller mindre risken för manuella fel. Automationen sker på exakt samma sätt varje gång.
- Ger bättre användarupplevelser och skalar bra – Automation ger samma resultat för alla oberoende av volym.
Hur vet du vad du ska automatisera?
Det kan vara bra att se över olika processer och prioritera och rangordna efter vad som vid en automation kommer ge mest värde. För användare och för företag. Ofta handlar det om:
- Återkommande arbetsuppgifter som i nuläget sköts manuellt.
- Processer som har flera steg
- Processer som tar lång tid att utföra.
Automation och dess roll i en digital transformation
Digital transformation är någonting som påverkar en hel organisation och inte bara IT-avdelningen. Det handlar om att utnyttja alla digitala verktyg som finns tillgängliga för en och det handlar om att ändra en arbetskultur, arbetssätt och erbjudande. Digital transformation innebär en förändring i företagets alla områden och den digitala transformationen är inte fulländad förrän du har landat i ett läge där du är proaktiv istället för att reagera på förändringar. En lyckad digital transformation lämnar företaget i ett proaktivt-state-of-mind.
Vad är då automationens roll i det hela?
Att automatisera processer och arbetsflöden är ett av de digitala verktygen man bör använda i en digital transformation. I dagens IT miljöer måste man snabbt hänga med i förändringarna, vara redo och kunna skala upp, en stor del i att kunna göra just det är automation av arbetsflöden.
Den digitala transformationen förbättrar processer och medan automation reducerar kostnad och frigör tid. Det leder till mer tid över för innovation och vidareutveckling. Automation är inte lika med digital transformation men det är en viktig del i att effektivisera processen. Den digitala transformationen är grunden till de beslut som tas gällande vilka processer som ska finnas, processerna effektiviseras sedan av automation.
Vad är Power Automate?
Det finns en mängd olika verktyg och sätt för automation. Powershell, Scheduled Tasks, Azure Logic Apps och Power Automate är några av dem.
Ett enkelt och kraftfullt automationsverktyg är Microsoft Power Automate som är en del av Microsoft Power Platform och ingår i Microsoft 365. Med Power Automate kan du automatisera både komplexa och mer simpla arbetsflöden helt utan hjälp av utvecklare eller kod. Det är en molnbaserad tjänst som du kan använda att skapa automatiserade flöden på desktop, web, mobila enheter eller i Teams.
Vi på Agdiwo har bland annat använt Power Automate till att hantera semesterförfrågningar och för att skapa nya användare (användarnamn, lösenord m .m ) för ny personal. Det gör jobbet med onboardning av ny personal mycket smidigare och mer effektiv.
Power automate har ett lättförståeligt och tydligt gränssnitt. De erbjuder en mängd olika färdiga mallar som hjälper dig med automatiseringen av dina arbetsflöden.
Det finns över 300 connectors till Power Automate, däribland Sharepoint, Salesforce och Twitter. Se alla anslutningar här -> List of supported connectors | Microsoft Power Automate
Vill du lära dig mer om Power Automate?
Den här blogposten är en del i vår ADP Live – Blog series. Läs tidigare blogposts i samma serie:
