Digitala möten – nya mötesnormen

Digitala möten är en del av mångas vardag och är i mångt och mycket
den nya mötesnormen efter coronapandemin. Arbetsintervjuer, viktiga presentationer och jobbmöten sker numera
främst via webb och videomöten i digitala samarbetsverktyg som t.ex Microsoft Teams.

Det är därför extra viktigt att se till att dessa möten fungerar friktionsfritt och håller en professionell nivå. Att förbereda sig och ha koll på saker som exempelvis teknik, ljud och ljus innan du startar ditt möte är inte bara indikationer på att du är engagerad och bryr dig utan gör också att du uppfattas som professionell och ordningsam.

Hur du förbereder dig inför digitala möten

Gå igenom punkterna nedan och du är ready to go!

1.Webbkamera

För att du ska synas bra se till att ditt huvud är placerat högre upp än mitten i bilden.
Kameran bör vara i ögonhöjd för bästa resultat. Om du använder en laptop med inbyggd webbkamera är ett tips att lägga böcker under
din dator för att komma upp i rätt höjd. Om du använder en extern webbkamera ställ in den så att den är fokuserad mot ditt ansikte.
Kom ihåg att det är kameralinsen du ska titta på och inte skärmen, öva gärna innan mötet för att se att du tittar rätt!

2.Mikrofon/ljud

Du behöver självklart en mikrofon av något slag. Vi på Agdiwo använder headset med mikrofon annars har de flesta webbkameror
inbyggd mikrofon som fungerar helt okej. Om mötet spelas in, undvik att använda Bluetooth-enheter det blir ofta ett typ av klickande ljud på inspelningen.

Andra generella tips är att stänga av din egen mikrofon när du inte pratar för att undvika störande ljud.
Om du hör eko försök flytta till ett mindre rum med mycket textiler för att undvika att ljudet studsar och till sist glöm inte att
testa att ljudet och mikrofonen fungerar innan du går in i ditt möte. Ingen vill starta ett möte med ljudkrångel.

3.Ljus

Ljuset är egentligen viktigare än själva kameraupplösningen för att du ska synas bra.
För att få ett så bra ljus som möjligt se till att det kommer framifrån och undvik motljus. Ansiktet bör vara jämt belyst om du inte har
tillräckligt bra ljus är ett tips att köpa en lampa med mjukare ljus och placera en bit ifrån dig och lite över datorn.
Annars finns det mängder av ljuskällor att köpa som är gjorda för just videomöten, webinars och livestreams.
Ett exempel är ringlampa, en lampa som du placerar rakt framför dig som ger ett behagligt och bra ljus fokuserat på ditt ansikte.

4.Bakgrund/omgivning

Om du sitter i kontorslandskap och inte vill att dina kollegor och vad som händer i bakgrunden ska synas i mötet,
lägg till en bakgrundsbild. I Microsoft Teams lägger du till en bakgrundsbild såhär. Om du väljer att inte ha en bakgrundsbild, se till att det inte är för stökigt eller för mycket saker runtomkring som kan ta fokus från det du har att säga.

5.Håll koll på utrustning och eliminera störningsmoment

Se till att du har kopplat in datorn i ett strömuttag för att undvika onödiga avbrott som att batteriet skulle dö mitt i mötet. Stäng av alla notiser på dator och telefon samt stäng ner appar och andra program som körs under ditt möte för att undvika störningsljud och att mötet laddar trögt. En rekommendation är att om du har möjlighet använda trådat nätverk för bästa möjliga uppkoppling.

6. Färg och mönster

Färg och mönster på dina kläder har betydelse för hur bra du kommer att se ut i videomötet. Exempel på färger som passar bra för digitala möten är juvelfärger som till exempel smaragd, rubin, bärnsten eller ametist. Färger som däremot inte gör sig bra i videomötet är röd, svart, helvitt och pastellfärger. Småmönstrade kläder gör sig inte heller bra i videomöten då det lätt kan få ett ”blurrigt” utseende.

Bra jobbat! Nu har du gått igenom alla steg och är redo att glänsa i ditt digitala möte!

Tips! 💡

Det finns en mängd olika digitala mötesverktyg att välja på som till exempel Skype, Zoom eller Google Meets. Vi på Agdiwo är experter på Microsoft Teams och använder oss givetvis av det verktyget i vår organisation. Om du också använder dig av Teams och vill göra din mötesatmosfär lite trevligare, kika in vår blogpost om att Designa ett eget ”Tillsammansläge” i Teams.